Con la cultura de cero papel y Archivo Central Digital el FNG avanza en su compromiso ambiental

Esta estrategia es coherente con uno de los proyectos y retos más importantes de Fedegán y el FNG que es convertir la ganadería en una actividad ambientalmente sostenible y amigable con el medioambiente.

En el marco del propósito misional de reforzar la cultura ecológica en sus procesos funcionales, el Fondo Nacional del Ganado (FNG) creó el Archivo Central Digital con el que, además de sistematizar toda la información de la entidad, materializó la estrategia de cero papel para contribuir a la conservación del medioambiente.

“El objetivo es preservar el archivo del Fondo, a través de la conservación de los documentos, la constitución de un centro de información disponible en todo momento”, dijo Marcela Ordóñez Mahecha, directora Administrativa y Financiera del Fondo Nacional del Ganado.

De esta manera el Archivo Central Digital preserva los documentos contractuales, financieros, de gestión de proyectos del Fondo.

El proceso de creación de este archivo inició el año pasado en la coyuntura de la pandemia por la covid-19 que permitió adelantar esta labor que se tenía proyectada para el próximo año.

“Está enmarcado en un proceso de responsabilidad ambiental. La idea siempre fue la captura y almacenamiento de la información del Fondo Nacional del Ganado en procesos 100 % digitales para la conservación de los documentos a través del tiempo y a disposición de quien los necesite y consulte”, añadió.

Cero papel

Un componente muy importante de este proceso y que define la política más determinante y el resultado natural de este proceso es la cultura de cero papel.

“Se pretende en este sentido la mínima utilización de cantidad de papel posible, propendiendo por sustituir por completo el papel por la información digital”, expresó la directora Administrativa y Financiera del FNG.

De acuerdo con Ordóñez Mahecha, esta estrategia es coherente con uno de los proyectos y retos más importantes de la Federación Colombiana de Ganaderos y el Fondo Nacional del Ganado como es convertir la ganadería en una actividad ambientalmente sostenible y amigable con el medioambiente.

“Le apostamos al ahorro de recursos como el papel, el tiempo, espacio y, por consiguiente, dinero, lo que conlleva a generar oportunidad en los procesos, lo que significa mayor productividad de los individuos y, por tanto, de la organización”, manifestó.

El proceso de creación del archivo

La Subdirección de Tecnología del Fondo Nacional del Ganado generó una serie de carpetas situadas en la nube de la entidad, estructuradas por vigencia, mes, temas y áreas con una serie de usuarios y perfiles de cada uno con los permisos de acceso a la información.

Actualmente y desde marzo de 2020, fecha a partir de la cual la información viaja de manera digital, toda la información se está archivando en los servidores y en la nube. Adicionalmente a eso, la documentación que se había generado en años anteriores se encuentra en proceso de digitalización para sustituir los flujos documentales en papel por los soportes y medios electrónicos.

De igual manera, se está llevando a cabo la sistematización de los procesos de adquisición de bienes y servicios para que estos se inicien y tengan autorizaciones por medio de firmas electrónicas, tanto los procesos contractuales como los pagos y el registro de la información de recaudo, contable, financiera, pagos y de nómina.

Marcela Ordóñez anotó que la meta es que máximo en un año estén sistematizados todos los procesos y que los flujos de procesos, los documentos soporte y en general, las autorizaciones y firmas se adelanten por medios electrónicos estén en marcha, utilizando el mínimo de papel solo en los procesos que sean estrictamente necesarios.