Los registros son el fundamento de una administración eficiente

Por: 
*José Luis García
19 de Septiembre 2017
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La toma de registros debe hacerse de acuerdo a las condiciones de la explotación. Foto: Cultura Empresarial Ganadera.
Hoy las razas, cruces de ganado, y las variedades de pasto no estarán en el primer nombre pero si en el apellido de las cifras, lo digo de esta manera porque es en función al ganado que construiremos algunos datos para que ustedes puedan tomarlos como referencia en sus unidades de producción.
 
Antes de entrar en materia hay una inquietud que siempre he tenido; y es el ¿por qué la ganadería a pesar de ser un rubro muy importante en la economía de los países, es el negocio en donde la mayoría de los empresarios-productores no llevan cuentas claras de cuánto ganan o pierden?
 
Las respuestas que encuentro a esta inquietud son muchas, una de ellas es que hay un factor cultural muy marcado en donde la informalidad tiene cabida, entiéndase como la costumbre de no registrar los eventos o actividades que se realizan en la finca pasando luego al olvido, en la mayoría de los casos con consecuencias negativas sobre la estabilidad económica de la empresa ganadera. (Lea: El porqué de la cultura del registro de información)
 
Recuerdo que una vez me dijo un productor, “los campesinos tenemos todo registrado en la mente, si ganamos, no se nos olvida porque estamos felices, y si perdemos, tampoco se nos olvida porque estamos tristes”. Entonces llegué a pensar que el negocio de la ganadería solo podía llevarse por registros emocionales, pero evidentemente no es así.
 
¿Por qué es importante llevar registros?
 
El registro es el punto de partida para construir la historia productiva, económica y financiera de la unidad de producción. Si no se conoce el antes, el actuar del presente carece de visión y si no lo hay, es imposible pensar en un futuro con resultados positivos para el negocio.
 
La información que se genera, entre otras funciones, permite hacer los diagnósticos y/o análisis de la estabilidad productiva-económica de la finca, a partir de entonces la toma de decisiones se hace previendo mejores posibilidades para lograr los mejores resultados en cada actividad que se ejecute.
 
Los números son datos, los datos son información, la información es conocimiento. (Lea: Ganaderos de Antioquia aprenderán a gestionar los datos de sus fincas)
 
¿Cómo empezar a llevar registro?
 
Defina un es esquema de la estructura organizativa de su empresa, de esta manera se hace más sencillo y práctico registrar cada uno de las actividades que se van a ejecutar. Por ejemplo si en su finca además de la actividad ganadera también práctica la agricultura, lo más conveniente es que la información sea manejada por separado, recuerde que el propósito de hacer registros es generar información útil, por consiguiente hacerlo de manera organizada es básico para lograr el objetivo.
 
Un primer paso para hacer la estructura organizativa de la finca es identificar cuáles son las actividades productivas, posteriormente, identificar los componentes de cada áreaCada finca tiene características particulares que la diferencian de las demás; en una unidad de producción que sólo manejen novillos de ceba los datos no son tan complejos en comparación a una finca en donde la producción es diversa.
 
Los datos que se van recopilando tienen que cumplir con dos características, la primera es que deben ser suficientes, es decir que abarque todos los componentes de producción, y segundo, que sean datos objetivos y concretos que genere información confiableDe nada sirve llenar formularios de números si no somos capaces de entender lo que está sucediendo en el negocioLos datos tienen que ser auditables y fácil de entender.
 
Existen muchas formas de llevar los registros de los datos de la unidad de producción, puede ser un libro de diario, plantillas de Excel o un software, todas estas opciones son válidas lo importante es la información útil para la gestión de la empresa. (Lea: Recolección de datos del predio fortalece su empresa ganadera)
 
¿Qué datos registrar?
 
Los datos a registrar dependerán de la naturaleza productiva de la finca pero también del interés particular de cada productor. En la ganadería se puede empezar por organizar el inventario, posteriormente avanzar hacia los parámetros productivos y reproductivos, pastos, insumos, mano de obra entre otros.
 
Cuando se utiliza un software o plantillas vinculadas de Excel el inventario se actualiza de manera automática cada vez que registremos un evento, cuando la información se lleva únicamente en libros de registros será necesario escribir la fecha de actualización. En el inventario únicamente se registran cantidades por lo tanto para tener información más completa es preciso registrar en otras tablas los datos que describan las características de cada animal.
 
Inventario y caracterización del hato
 
En el inventario no solo deben registrarse números sino que todos los datos que describan de manera precisa las características de cada animal. El sexo, color y raza facilita el manejo e interpretación de la información. De nada sirve registrar solamente el número de identificación (arete), fecha de nacimiento si no sabemos a qué tipo de animal le pertenece.
 
Registro de nacimientos
 
Este registro es de mucha importancia porque es cuando se empieza a construir el historial de cada animal, por ejemplo cuando se registra el peso de nacimiento y el peso al destete, el productor se da cuenta que vaca tienen mejor habilidad materna, que razas o cruces muestran mejor desempeño productivo en las condiciones particulares de la unidad de producción. (Lea: Sistemas matemáticos mejoran la toma de decisiones en el agro)
 
De igual manera cuando se hace peso postdestete además de obtener el indicador de valor genético de cada animal, los resultados pueden activar la alarma sobre prácticas de manejo que afectan el desarrollo y crecimiento del animal.
 
Registros de reproducción
 
Este registro permite conocer y evaluar si los parámetros reproductivos se están logrando, de tal manera que el ganadero puede identificar las anormalidades e implementar las medidas correctivas.
 
Registro de servicios reproductivos
 
Estos datos son de mucha utilidad porque permite identificar a las vacas que están repitiendo celo lo cual puede estar relacionado a un problema reproductivo o identificar si hubo fallas en el procedimiento de inseminación. Si sólo se utiliza monta natural entonces el responsable puede sospechar de baja fertilidad del semental una vez que haya hecho el diagnostico reproductivo de la vaca.
 
Control de peso
 
El control de peso se puede utilizar para evaluar los factores relacionados al indicador de ganancia diaria de peso, por ejemplo si el pasto y suplementos están satisfaciendo los requerimientos de los animales, también cuales son las razas o cruces que tienen mejor desempeño productivo. (Lea: Software especializado en lechería será presentado en Antioquia)
 
Conclusiones
 
-Una administración eficiente se fundamenta en datos, información y el conocimiento pleno de todas las eventualidades que ocurren en la unidad de producción. La ganadería al igual otras actividades productivas es muy dinámica y a diario produce gran cantidad de datos que si no se registran se pierde información útil para la toma de decisiones.
 
-Organizar o estructurar un esquema de las actividades productivas de la finca es el primer paso para comenzar a llevar registrono hacerlo tiene implicaciones negativas, una de ellas es que no se logra identificar factores claves en el sistema de producción, de igual manera la actividad se vuelve inútil si hay números y datos dispersos.
 
-Para llevar registro no es imprescindible tener un software, con esto no estoy diciendo que no es importante, si la ganadería es pequeña o usted aún no lleva registros, lo mejor es que empiece en un libro o cuaderno para desarrollar la habilidad y disciplina de registrar la información, posteriormente se puede evolucionar a un programa sistematizado.
 
-Los números y cifras que están guardados únicamente en la memoria del productor o capataz no son completamente útiles para la empresa, primero porque lo que no se escribe el tiempo se encarga de borrarlo, y segundo es que sin evidencias no hay forma posible para visionar el futuro de la unidad de producción. (Lea: “Ganaderos toman muchos datos pero carecen de información”: Werner)
 
-Las ganaderías que de manera permanente están en crisis y siempre se lo atribuyen a los precios del mercado o los altos costos de insumo, les aseguro que gran parte de la crisis se da por que no se administran de manera eficiente los recursos de la finca. Convierta los números en datos con información útil, solo el conocimiento le permitirá administrar de manera eficiente su empresa ganadera, de lo contrario siempre será el mercado quien le dirá cuando gana o cuando pierde.
 
*José Luis García
Ingeniero en Gerencia Agropecuaria.